探索高校图书馆的建设组织管理与服务

    摘  要：高校图书馆面对高等教育的深化改革和现代信息技术及数字化资源迅速发展的新形势，应积极探索并采取有效措施加强图书馆的现代化建设和科学的组织管理，提升文献信息服务工作水平。

    关键词：高校图书馆；现代化建设；管理服务

    分类号：　G258.6

    高等教育的深化改革和现代信息技术及数字化资源的迅速发展，深刻地影响着高校图书馆的建设组织管理与服务工作,探索研究这方面的问题具有十分现实而又重要的意义。

1．完善机构设置,加强职工素质教育,树立良好馆风

    高校图书馆的功能和管理目标需要通过完善的组织机构管理体制及高素质的工作人员来实现。

1.1 高校图书馆在探索现代科学管理方法的历程中，为适应21世纪知识经济和信息资源

及电子技术的发展,坚持将人性化的管理与规范化管理相结合十分重要。完善和严格执行各种规章制度和工作细则，严格考勤考绩制度。实行馆长负责制，各部门部主任负责制，岗位员工聘任制，业务程序上的管理责任制，通过机构改革和全员聘任工作不断完善机构体制，理顺和调整各部门的业务职能及操作程序。

1.2 采取有效措施重点培养一批专业队伍中的骨干力量，组织高、中级专业职务人员钻研业务技术，改善职工队伍的学历职称与知识结构，从整体上提高队伍素质。图书馆在五年长远计划与年度计划中应制定专门的职工业务学习培训计划和学习科研奖励条例，政策上激励职工提高学历，积极开展学术研究。安排职工每周轮流有半天时间参加政治理论和业务知识的学习与内务整理，邀请专家来馆讲座和馆内开设专业知识讲座，对职工分层次和定期地进行图情理论业务管理知识的测试与操作流程的技能训练，对新进馆的非图情专业人员一律公费参加省人事厅认可的图情专业岗位培训。加强对职工进行新知识新技术新技能的培训教育。根据高校的特点利用寒暑假组织安装系统或进行系统升级，转换数据，集中组织职工参加短期培训班，熟悉系统的自动化管理程序，训练操作，核对文献信息数据，回溯建库。通过强化培训，在计算机知识、网络知识、系统业务管理知识、文献编目的标识代码格式规范知识等方面，使图书馆职工的整体业务素质及自动化管理水平显著提高，适应自动化数字化图书馆发展建设步伐。这样促使专业人员学习新知识，促使非专业人员具备高校图书馆工作的基本业务知识和技能。

1.3 图书馆党政工领导在工作中提倡团结协作奉献的精神，营造良好的工作氛围，对好人好事鼓励表扬，对职工热情关心送温暖，常规性地为职工组织陶冶情操锻炼身体增进友谊的集体活动，这将促进广大干部职工求上进爱学习，增强劳动纪律性和工作争先创优的积极性，促进形成和谐的人文环境与良好的馆风。绝大多数发展与扩展的高校都有不同校区的分馆，图书馆的建设与日常业务管理任务很重，读者的特殊需求可能因校区不同而感到有些不便，需要图书馆职工多为读者着想，开拓新的服务，具有奉献精神。采访人员可为读者代购个人急需的学习参考用书；流通部门的主书库借还书流量大，整架工作任务重，工作人员有时要轮班带领勤工俭学的学生利用早晨晚上的休息时间做当班时未做完的工作。

    在建新馆时，为充分做好新馆建设和搬馆准备工作，馆领导要精心策划反复论证馆舍的结构布局与设施设备家具计划及设备家具的规格质量，提前编制藏书库室分布与借阅管理参数，组织员工分类有序的清理维护书刊设备，边开馆边调整，建全、修改、整理馆藏书目数据，利用工作空隙时间修复破损旧书与更换老龄书书标并加贴保护膜，将待搬迁的书刊资料按使用情况分时段提前核对流通库馆藏数据并分类下架捆包。

1.3 认真抓好党建工作有利于树立良好馆风和各项工作的开展和落实。图书馆党总支和党支部要把长期坚持开展共产党先进性教育,发挥共产党员的先锋模范带头作用，培养、发展吸收优秀职工加入党组织，组织政治理论学习，做好职工的思想工作。

2．依托先进的管理系统,实行自动化规范化的日常业务管理

2.1 图书馆的自动化管理系统是实现自动化规范化的日常业务管理的前提条件。馆领导要果断决策并请示上级批准更换过去使用的功能不完善的系统。在选择和筹建新系统时，坚持高起点规划，高标准要求，进行多方面的论证考察，函调多种系统，实地考察系统用户，请系统公司来馆演示，图书馆组织各部门的骨干专业人员结合业务管理的实际情况全面检验系统的功能，也就是说让图书馆管理系统的功能应该完全满足图书馆的业务管理与服务工作，从系统应用和资源共享的发展与需要还要考虑同省市地方高校使用的品牌系统，再经专家评议，最终确定功能完善性能稳定操作便捷的图书馆自动化管理系统，同时相应的硬件设备和管理支撑系统要一步到位,再通过邮局和校园网设置主分校区的网络专线。系统应包括办公管理、采访、编目、流通、期刊、公共检索、电子阅览子系统。真正实现多校区图书馆自动化的统一，馆藏数据库的统一，读者证件在主分校区的通用，全馆业务工作的自动化运行与管理。

2.2 实现图书馆业务自动化管理与保证日常工作的正常运行也与图书馆的完善的管理制度、藏书布局、工作职责、业务流程密切相关，或者说就是要把各种借阅制度、各种类型文献的分布、读者权限、职工的岗位职责通过在自动化系统中的科学设置，得到充分准确地体现。要制定出适应系统运行的业务规范与操作细则，使业务范围操作程序与部门职能相一致。还需要业务管理人员利用系统根据不同的工作职责和某时段的任务、工作质量要求来调整、控制职工工号权限、工作任务与检查指导情况，也可以实行分层级分子系统的自动化业务管理。要针对业务管理与日常管理工作中出现的问题，及时组织专题工作会议，进行业务交流与讨论，分析原因，提出解决问题的方法。

2.3 藏书分布的科学合理直接或间接地影响着藏书的利用，影响师生读者的时间精力和学习工作效率。藏书布局与分配的基本原则是专业文献按校区和学科类目相对集中，方便读者利用方便业务行政管理，注意各工作室、书库、阅览室的相近相邻关系，普通藏书与贵重书分开，系统理论知识书与事实数据的参考书分藏，公共基础书分藏于各分校区馆。

2.4 规范地组织文献的分类著录和藏书排架工作。《中国图书馆图书分类法》是目前国家推广应用的文献分类和组织藏书排架的规范，对过去使用《中国科学院图书馆图书分类法》分类的图书实行按社会科学与自然科学学科性质入库并集中密集式排架处理。按照《中国文献编目规则》《西文编目规则》《国家文献中心联合编目规则》和《CNMARC》《NSMARC》格式规范分类著录文献信息。编目质量以对文献信息的分析揭示、准确标识和提供多途径的检索为主要衡量指标。每年度末核对馆藏与清查各库室帐目，典藏人员每学期抽查、分年详查核对库室藏书数据并统计上报。

2.5 保证自动化系统的正常维护、数据的安全与科学管理如同保证现代图书馆的生命。要保持与管理系统产品公司的密切联系，强调售后服务，包括完善功能，指导开发应用，及时远程维护。利用系统的自动化做好业务的分类分年度统计和日常工作运行情况的统计非常重要，要制定数据的储存、清理与统计工作的规章；图书馆应制备各种业务工作数据的统计表，系统中有些数据统计后可以清除，有些则不能，有些要保存多年或长期保存。

3．加大基础设施的投入,加快文献资源建设

3.1 硬件设施建设是大学图书馆实现现代化取得新发展的基础。普通高校图书馆要尽快根据学院和馆建设发展计划，向学院申报数字化图书馆重点建设项目。加大对基础设施的总投资，添置必要的硬件设施和办公设备，增加数字化资源存储器的空间物理容量，在各校区馆设立电子阅览室。

3.2 大学图书馆不仅要有丰富的馆藏资源，更要重视馆藏质量优化馆藏结构。一般来说，高校图书馆拥有丰富的文献资源和各自特色的藏书体系，但是目前大多数高校图书馆的馆藏基础与教育部颁发的评估指标还有一定的差距，文献的建设任务还是较重的。这就需要学院保证按发展计划对图书馆经费的投入，加快文献资源建设。包括馆藏及特色资源的数字化，书目与全文的连接，非书资料的集成化，网络资源的整合并有序链接，文献数据库的建设选购及安全保障，对重要网络、数据信息及网络使用权的买断。文献资源采集中既要注意按学科专业和学科专业藏书基础控制经费与平衡文献数量比例，对新增和提升专业给予扶持增加投入，更注意满足重点学科与重要研究课题对文献资料的需要。

3.3 数字化信息资源建设发展的措施。

    ⑴．完善馆藏的中外文图书、报刊、声像资料的书目数据库。

    ⑵．购买或参加集团购买国内外大型数据库的安装、网上在线传递使用权，包括《中国科技期刊文摘、全文数据库》，《重要会议全文数据库》，《中国发明专利数据库》，《中国国家标准全文数据库》，《中文博硕士学位论文全文数据库》，《中国法律法规全文数据库》，《人大复印资料全文数据库》，《外文电子期刊全文数据库》；电子图书数据库。

    ⑶．加强与协作图书馆的联系，实现自建数据库的共知共建共享和优惠利用。

    ⑷自建馆藏电子资源和筹建多媒体教学课件。现在网上有很多免费资源可以下载利用，如添加视听点播系统中的影视片从网上搜索下载后可转入播放系统；信息咨询部门开展网络信息资源的整合加工和专业文献信息资源的导航工作，自办《高教信息》《科技信息》等电子刊物；做好收集整理全校毕业生的学位论文并建立文摘数据库。

    ⑸．围绕学科专业和科研需求，有效利用文献经费。做好图书馆与资料室图书采购的统一公开招标工作，为学校节约图书经费，使书商为图书馆提供更好的服务，提高图书编目加工的质量和功效。建立全校文献资源的统一数据库，规范采购编目典藏工作。图书馆一定要制定出《文献采集方针和藏书调配原则》，协助制定《系部资料室管理办法》。做好通过图书馆主页发布新书目方便读者推荐新书目,为教学系部订送科技新书目，文献采选订购工作实行采访人员、教学系部人员、馆领导三级审核办法，专业文献的选购尊重来自系部教研室的意见，在书刊审订与外购中严格查重，及时做好采访数据。全校各资料室的购买的书刊一律经图书馆验收分编典藏，严格指导和规范系院资料员的业务管理工作。

4． 坚持读者第一服务育人的宗旨,开展多种形式的服务教育工作

    读者是图书馆工作的主要对象，读者工作是图书馆工作的主体，图书馆的一切工作都要围绕满足读者对文献资源的需求去组织运行。高校读者工作在很大程度上影响着教学科研和学生的学业与成长。

4.1  确立 “读者第一，服务育人”的图书馆工作宗旨。

实行职工挂牌亮相上岗，对职工进行一系列的读者服务规范教育，让“读者第一，服务育人”“以人为本”的工作理念深入职工人心。教育内容包括《图书馆馆训》，《图书馆工作人员的职业道德规范》，《文明服务用语与忌语》等。改善工作态度，提高职工的服务意识和服务水平。

4.2 开展多种形式的读者服务教育工作。

    多种形式的读者服务教育工作深受读者的欢迎也会提高广大读者对图书馆的满意度。

    借阅服务：实行全面开架，增加开放时间，满足科研和教与学的需求。图书馆全年开馆，每天开放，节假日不休，逐步实现通借通还服务和报刊阅览室、电子阅览室、主书库、还书处每周超100小时的开放服务，数字化资源实行全天24小时开放；设立证件管理处，随时为读者办理证件的挂失、以旧换新、停借及补证手续。读者借还书刊处理借还帐目时实行双屏显示。为考研学生提供学习资料与专用场地，方便考生查询最新考研信息及各高校研究生招生简章，采编部提前购进各门类的教科书、参考书以及有关教学资料。为在读或代培研究生的学习需求和大学生的科技活动放宽借阅权限提供服务。缩短书刊资料的分编加工周期，报刊当天入馆当天上架流通。

    导引宣传：利用各种简捷明了的指引标识为读者指引利用文献的途径与方法。在图书馆大厅和网络主页上设置和公布图书馆机构藏书分布图，与读者有关的各种规章制度，图书分类法的基本类目，公共检索方法，在馆内横向与垂直的主道口设置去向指引标识，在各书库阅览室的书架刊架报架上设置学科类目类号标识。使图书馆藏书类目分布清楚，方便读者利用图书馆。

改善学习阅读环境：自习室、阅览室常常是学生学习的最佳场所，为给学生创造良好舒适的学习环境，对阅览室安装空调，各书库阅览室墙壁上布置伟人、科学家的名言字画。对自习室阅览室的卫生秩序设备的管理，责任明确，职责到位。

    信息服务：逐步将业务工作的重心转向信息技术与参考咨询工作。充分利用图书馆大厅走道设置橱窗开展中心工作的宣传教育与信息传播工作，举办《读者园地》《就业指导》《形势教育》《先进性教育》《科技动态》等专栏。信息咨询人员应积极配合学院接受专业评估检查和教学科研人员进行课题研究及学生的课题设计提供专业文献资料的查询统计服务；图书馆使用自动化管理系统之后，读者查询文献数据办理书刊借阅手续十分便捷，全天24小时通过校园网连接的图书馆主页或馆内公共检索系统向读者提供读者信息查询、读者留言、图书馆公告、咨询问题解答、书目及全文、文献利用方法等多种网上资源信息服务。重视与读者之间的交流，通过公共检索系统的读者意见与读者意见反馈栏目，召开读者座谈会，发放征求意见表，开展优质服务月活动，让读者评判各部门工作人员的服务情况，组织读者“评选我心中的最佳图书馆员”，加强读者对图书馆工作的监督和相互间的沟通，也会极大的促进职工的责任感和服务工作。

    用户教育：新生入馆教育和毕业生离馆工作是高校图书馆每年的两件大事。新生入馆

教育力求实效，采用两种方式均可，利用新生开学典礼时分校区进行大会讲座，然后利用电子课件分班级进行“大学生如何利用图书馆”的专题教育。帮助新生尽快适应大学生活，明确个人学习发展目标，使学生了解图书馆的概况，藏书布局，机构与服务方式，证件管理办法，读者权限，借阅书刊的制度与方法，学科的基本类目与读者信息查询方法。毕业生离馆工作不能忽视。要提前安排有关工作，为毕业生办好离馆手续，需要人文关怀，需要职工热情耐心细致地工作，既要为学生解决一些实际问题，又要确保图书资料的归还和结清借阅帐目，不使公共财产造成损失。

各种数字化资源建成后，师生读者对信息资源的检索利用能力急需培训提高。图书馆

举办信息专题的公开讲座，派信息工作人员主动到各个系部，联系培训教师检索利用馆藏文献与数据库的基本知识与能力，加强读者对图书馆所订数据库的了解，提高对各数据库的使用率。

高校开设文献检索课已久，各专业的文献检索课一般都安排具有教师资格的图书馆专业人员兼职上课。而且不同的专业所选的教材和安排的课时也不一样，教学大纲教案编写差异较大。为保证学生的学习效果和训练学生的文献检索能力，目前主要是按照教学系部的安排课时计划组织教学，教学方式采取对基本理论知识的教学在教室进行，书目、数据库、网上资源等方面的认识与检索知识利用图书馆管理系统、计算机和投影教学，检索实习分专业课题检索、事实数据检索，分别利用参考工具室、过刊资料室和图书馆的电子阅览室完成检索实习报告。

    总之，近几年来，高校图书馆面对新的形势和学院教学、科研及人才培养对文献信息的需求，一方面在经费投入、馆舍建设、软硬件配置、队伍建设诸多方面积极争取高校党政领导的高度重视和大力支持；另一方面采取有效措施加强自身的发展与内部管理，为适应高校的建设发展与办学水平评估工作，尽快在办馆理念、藏书结构、管理模式、服务层次上实现向高层次的转变；以现代化的图书馆为目标，以自动化网络化为龙头，以文献信息资源建设和规范的业务管理为基础，坚持科学发展观和以人为本的理念，创新管理，稳步发展，不断加强文献资源建设和提升文献信息服务水平。