2004年4月30日，湘潭市文化局召开市图书馆、市少儿图书馆两馆班子成员会议。市委宣传部副部长、局党委书记、局长赵国荣宣布了局党委的研究决定：为积极响应市委、市政府关于湘潭市争创省级文明城市的号召，同时为整合两馆资源和盘活资产，从5月起，两馆实行合署办公，一套人马，两块牌子。5月13日，市图书馆与市少儿图书馆两馆合署办公全体干部职工动员大会在市图书馆召开，市委宣传部副部长陈秋生、市委宣传部副部长、局党委书记、局长赵国荣、副局长蒋明龙等上级领导与会并作动员发言，同时宣布了合署办公筹备小组成员名单。6月2日，召开全馆干部职工大会，会上，宣读了新任领导班子的任职文件：李翠平任馆长，李维石任支部书记，梁小平、马季芳任支部副书记，文鸣、廖俊辉、彭立新任副馆长，欧阳贤珍任工会主席；随后，赵局长作评估定级达标检查工作的动员讲话。
6月4日，召开馆务扩大会议，专题研究原市少儿馆ILAS小型版与原市图书馆ILAS5.0版的系统不兼容问题。经过理论和技术操作可行性的充分讨论，决定对原市少儿馆近3万册藏书进行改编，并入原市图书馆ILAS5.0版数据库。
从6月起，经过多次、反复讨论和征求群众意见，馆务会最后敲定定员定岗、津贴分配奖励补助办法方案，并向职工公布。这次部门设置作了较大调整，由原来的三部一室调整为七部一室一园，即：流通阅览部、少儿借阅部、音像借阅部、辅导活动与特藏咨询部、采编部、自动化部、社会教育部以及办公室和幼儿园。8月12日下午，馆长助理、部室主任竞聘演讲在本馆多媒体报告厅进行，17位演讲者均作了充分的准备，既有个人基本情况介绍，又有竞聘该职位所具优势的阐述，还有竞聘上该职位后的工作思路框架和措施。晚上，馆务会根据演讲和综合评议，择优确定了11个职位的人选。8月13日，召开新任部室主任会，同时将职工择岗表发放至全馆职工。8月18日，召开有11位部室主任（馆长助理）参加的馆务扩大会议，根据定员定岗方案、择岗表上所填志愿以及部室主任倾向性意见进行双向选择；在选择过程中，通过做必要的沟通和相关的协调工作，圆满地完成了本次定员定岗双向选择工作，做到了每个干部职工既有其位、又乐其位。
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